Antes de tudo, o setor financeiro é uma área chave da empresa e precisamos ter controle sobre ele. Em outras palavras, ter uma boa gestão financeira exigirá ter controle das contas a pagar e a receber, bem como de todos os números do setor financeiro. Afinal, os números são fundamentais para garantir melhores previsões para o seu fluxo de caixa.
O controle das contas a pagar é um dos principais processos da gestão financeira, pois controla, antecipa e estima as obrigações durante um determinado período. Do mesmo modo, nos ajuda a evitar multas e juros decorrentes de vencimentos.
Contas a pagar: o que são?
Em primeiro lugar, as contas a pagar são todas as obrigações financeiras assumidas pela empresa. Em outras palavras, são exatamente todas as contas que a empresa deve pagar. Por exemplo: despesas administrativas, salário dos funcionários, compra de matéria prima, etc.
Contas a pagar: boas práticas
Organize todas as contas
Antes de mais nada, para ter um bom controle de contas a pagar é necessário fazer um levantamento de todas as obrigações financeiras, listando todas as contas, mesmo que os valores sejam irrisórios. Em seguida, é preciso observar as principais informações de cada conta, como: data de vencimento, valor a ser pago, forma de pagamento, numero de parcelas, etc.
Após listadas as contas a pagar, estabeleça uma rotina de pagamento. Defina uma ordem de pagamentos a ser seguida, pode ser por data de vencimento, por valores, por fornecedor, por plano de contas, etc. O objetivo é estabelecer uma sequência lógica para não deixar que alguma conta seja esquecida por algum motivo.
Fique de olho nas datas de vencimento
Acompanhar as datas de vencimento e realizar o pagamento nos prazos estabelecidos livra a empresa do pagamento de multas e juros. Afinal, ninguém gosta, né?
Da mesma forma, sabe aquela conta que se você pagar até determinada data você ganha um valor ou percentual de desconto? Se possível, liste todas elas e se organize para pagar nas datas limites. Por mais que esses descontos sejam pequenos na maioria das vezes, é uma forma de economizar.
Renegocie pagamentos
Por mais que sua empresa seja organizada, ainda assim há a possibilidade dela não conseguir fazer o pagamento de uma conta até a data de vencimento. Nestes casos é recomendado entrar em contato com o fornecedor / credor e solicitar uma negociação do pagamento ou, em último caso, se preparar para obter crédito com antecedência.
Contas a pagar: ferramentas
Existem diversas ferramentas para realizar o controle de contas a pagar. A maneira mais simples é utilizar planilhas ou até mesmo um simples caderno. Embora não seja o ideal, é válido e funciona bem para negócios com poucas obrigações. Entretanto, se torna muito difícil, em alguns casos quase impossível, quando a quantidade de contas a pagar se torna maior. Sem contar a possibilidade de erros no processo.
A gestão se torna muito mais prática e segura, quando a empresa adota uma ferramenta mais robusta como um software de gestão. Muitas das operações são automatizadas, resultando em eficiência e praticidade. Sem contar a possibilidade de visualizar gráficos, históricos das movimentações financeiras, gerar relatórios e muitos mais.
Invista no controle financeiro do seu negócio e tenha todos os números da sua empresa à sua disposição para planejar e definir as estratégias que a empresa deve seguir.
