A princípio, inventário de estoque é uma lista de todos os itens e produtos disponíveis em estoque que são armazenados por uma empresa, internamente ou externamente. Ou seja, o inventário de estoque é fundamental para toda empresa que deseja ter uma gestão eficiente e organizada. O mais importante, ter conhecimento sobre o saldo de estoque auxilia no planejamento e processo de tomada de decisão.

O inventário de estoque, na verdade, vai além do simples controle de entrada e saída de mercadorias, pois ajuda a melhorar a administração à medida que aperfeiçoa a gestão de compras, qualquer que seja o tamanho do seu negócio. Com o inventário, acima de tudo, é possível manter a disponibilidade dos produtos, evitar furtos, perdas, extravios e até a deterioração dos produtos.

Contagem de todos os itens

Antes de mais nada, o inventário é a contagem de todos os itens que estão armazenados no estoque, em um determinado momento. A partir dessa contagem deve haver a comparação dos resultados com o que está registrado no controle digital da empresa. Essa prática deve ser certamente padronizada para ser eficiente e confiável. Ou seja, é necessário estabelecer uma rotina para identificar, classificar, contar e validar todas as mercadorias de uma empresa.

Existem algumas formas diferentes de como fazer inventário de estoque. Nesse sentido, é preciso entender o perfil e necessidade de cada organização, bem como as capacidades de cada negócio. Pontuamos a seguir alguns métodos de inventário de estoque por exemplo:

  • Inventário geral: necessita que as operações da empresa sejam paralisadas momentaneamente para que a contagem seja realizada. Ocorrem em um momento determinado para evitar possíveis transtornos na operação;
  • Inventário rotativo/cíclico: realizados em ciclos periódicos. Por exemplo, podem ser semanais ou mensais;
  • Inventário rotativo: os itens são divididos em grupos ou categorias e contados separadamente. No entanto, indicado para um levantamento pontual ou quando se deseja ter dados parciais;
  • Inventário permanente: realizado em tempo real, esta modalidade exige o uso de ferramentas de gestão automatizadas.

Vale destacar que mesmo com toda a tecnologia disponível, a contagem manual esporádica ajuda a coibir fraudes e roubos.

Inventário: O que é necessário?

Para que a empresa realize o inventário de estoque de maneira assertiva, listamos abaixo algumas dicas para auxiliar no processo:

Definir a melhor data

Se possível, escolha um momento em que a empresa esteja sem movimentação, como fins de semana e feriados. Isso facilita a tarefa de relacionar e contar os itens.

Organizar os itens do inventário

Para aumentar a eficácia da atividade, a boa organização dos produtos certamente se faz necessária. Separe os itens utilizando caixas, prateleiras e armários pode ajudar.

Descrever detalhadamente

Cada produto deve ser separado por categoria e deve ser descrito de forma bem detalhada, contendo peso, cor, medidas, etc.

Avaliar os dados levantados

Sempre avalie os dados levantados e realize os ajustes necessários. Ou seja, caso note algum problema ou divergência, corrija com agilidade.

Realizar atualização periódica do inventário

As entradas e saídas de produtos devem ser atualizadas constantemente, senão de nada adianta o inventário de estoque. Mantenha os dados sempre atualizados.

Utilize um software de gestão

Um software de controle de estoque, acima de tudo, facilita a gestão das operações, tornando os processos mais rápidos e eficazes. Além disso, oferece indicadores e relatórios para auxiliar na tomada de decisão e maximizar os lucros do seu negócio.

Inclusive em 15/03, é o prazo limite para transmissão do Sintegra (Simples Nacional) ou Sped Fiscal (Débito/Crédito) de competência de fevereiro, informando o inventário do ano anterior (31/12).

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